20 Emplois pour Coordinateur Administratif - France

Excelia est l'un des premiers groupes d'enseignement supérieur français, doté d'une envergure internationale.  Composé d'une business school, d'une école d ’hôtellerie et tourisme et d'une école de communication, Excelia accueille 6500 étudiants sur quatre campus (La Rochelle, Tours, Orléans, Paris). Le groupe bénéficie également d'un réseau solide de 45 000 diplômés .

Excelia et ses écoles sont reconnus par des labels et accréditations prestigieuses telles que EESPIG , AACSB , EQUIS , AMBA et TedQual pour le tourisme. Ces distinctions attestent de la qualité et de l'excellence de ses programmes académiques.

Excelia renforce son engagement en faveur de l’employabilité des étudiants à travers son Talent Centre . Dans le cadre de son développement multi-campus et de ses partenariats avec les grandes entreprises, le Talent Centre a pour mission d’accompagner l’employabilité des étudiants à travers trois axes principaux :

• Talent Placement : Accompagner les étudiants vers le recrutement au sein des entreprises.
• Talent Boosters : Mettre en place des actions et accompagnements ciblés pour des publics spécifiques 
• Formation à l’employabilité : Déployer le parcours Dream Career  visant à renforcer leurs compétences professionnelles.

Pour soutenir cette dynamique, nous recherchons un Coordinateur Administratif et Pédagogique  (F/H), rattaché à la Direction du Talent Centre. Ce poste, basé à La Rochelle, implique des déplacements ponctuels sur nos campus de Paris, Tours et Orléans.  Poste en CDI à temps plein.

Assistanat administratif et vie d’équipe

• Gérer la planification annuelle et le suivi budgétaire des activités (bootcamps, coaching individuel, événements).
• Assister la directrice et la responsable de pôle dans leur activité quotidienne (coordination, planification, préparation de réunions).
• Organiser la vie d’équipe (comptes-rendus, séminaires, onboarding des nouveaux collaborateurs).
• Appuyer la création de supports de présentation pour les réunions internes et externes.

Animation des outils du Talent Centre

• Gérer les relations contractuelles et les conventions avec les prestataires externes.
• Organiser les permanences du Talent Centre sur les campus et lors d’événements internes (JPO, concours, jurys).
• Animer la communauté des intervenants occasionnels et proposer des axes d’optimisation de leur expérience.

Suivi de la performance et communication interne

• Garantir la tenue administrative et budgétaire du Talent Centre.
• Assurer le suivi des KPI et contribuer au rapport d’activité annuel.
• Remonter les feedbacks étudiants et proposer des ajustements en lien avec les  campus.
• Participer à la communication interne sur les services du Talent Centre.

Savoirs et savoir-faire :

• Titulaire d’un BAC+2 minimum en administration ou gestion.
• Maîtrise écrite et orale du français (niveau essentiel).
• Expérience en gestion administrative et suivi pédagogique (niveau essentiel).
• Connaissance des programmes de l’enseignement supérieur (niveau essentiel).
• Maîtrise du pack Office (Excel) et des outils spécifiques (Gaia, etc.).
• Capacité à gérer des projets et à travailler en équipe.

Savoir-être :

• Sens de l’organisation, réactivité et anticipation.
• Capacités relationnelles fortes et respect de la confidentialité.
• Esprit d’innovation et orientation solutions.

• 35 heures annualisées 
• 30 jours ouvrés de congés payés par an 
• Titres restaurant de 7,00€ par jour, pris en charge à 50%
• Forfait de mobilité durable (jusqu'à 250,00 € par an)
• Mutuelle famille et Prévoyance
• Télétravail possible (en fonction du poste) jusqu'à 2 jours par semaine

DNP Photo Imaging Europe (PIE) est la filiale européenne du Groupe japonais Dai Nippon Printing Co., Ltd. (DNP), l’un des leaders mondiaux de l’impression. Nous distribuons des produits photo (imprimantes, supports photo, .) à travers l’Europe.

Depuis 2017, nous avons élargi notre champ d’action avec l’intégration de Sharingbox et PhotoPointCom, renforçant notre département « Service business » autour de solutions innovantes :

• Photobooths évènementiels et marketing pour entreprises et événements privés
• Services photo automatisés pour musées, parcs d'attractions et lieux touristiques
  
• Personnel de photographes chez nos clients
• Kiosques photo en libre-service permettant aux clients d’imprimer leurs photos directement en magasin chez nos distributeurs
• Service photo avec un personnel de photographes dédié.

Cette diversification nous permet de couvrir l’ensemble de la chaîne de valeur du secteur de la photo, en combinant technologie, service et expérience client.

Description du poste

Dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) Administratif(ve) et Comptable rigoureux(se) et polyvalent(e), capable de gérer à la fois les opérations comptables courantes et les tâches administratives liées au bon fonctionnement de la structure. 

Vos missions :

Sous la responsabilité de la Responsable Comptable, vous jouerez un rôle clé dans la gestion financière et administrative. Vous serez en charge de :

  1. Comptabilité clients, fournisseurs et générale

• Émission des factures clients, encaissement, suivi des paiements et des encours
• Relances, rapprochements et recouvrements
• Traitement des factures fournisseurs, paiements et lettrage
• Réconciliations bancaires et saisie comptable (GL)
• Mise à jour / création des fiches fournisseurs et clients

  2. Suivi des stocks 

• Comptabilisation trimestrielle des stocks sur la base des informations transmises par le Responsable d'Exploitation de Site
• Mise à jour des inventaires et suivi des niveaux

  3. Gestionnaire administrative du département « Service Business »

• Suivi des documents clients/fournisseurs
• Gestion des notes de frais et transmission des éléments sociaux aux RH.

Votre profil :

• Bac+2 en comptabilité/gestion (BTS, BUT ou équivalent)
• Minimum 3 ans en comptabilité, idéalement sur les cycles clients/fournisseurs et la comptabilité générale
• Maîtrise d’Excel et des logiciels comptables
• Français courant et anglais professionnel requis
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et autonome dans la conduite des missions, vous avez le sens du détail et de la planification
• Vous avez un bon relationnel, d'excellentes compétences en communication et un esprit d’équipe
• Vous êtes proactif(ve) et avec un esprit d'initiative
• Vous disposez de solides capacités d'analyse et de production de rapports financiers fiables
• Vous aimez évoluer dans un environnement dynamique et en constante évolution.

Conditions d'emploi :

• Type d'emploi : CDI à temps plein
• Rémunération : <40K€
• Lieu du poste : Paris.

Filial du groupe Saur, BUILDING WATER SOLUTIONS / Odalie  repense la gestion de l’eau pour des bâtiments durables. Nos solutions s’adaptent à tous types de bâtiments (résidences, hôtels, campings, bureaux.) en optimisant l’usage de l’eau au plus près des besoins. Notre produit dédié au traitement des eaux grises, Aquapod, recycle jusqu’à 45 % des eaux du bâtiment pour des usages non potables. Résultat : des économies d’eau, une empreinte hydrique et carbone réduite, et un nouveau cycle de l’eau, plus respectueux de la planète. Leader dans la gestion de l’eau dans le bâtiment, nous innovons chaque jour pour préserver cette ressource précieuse et nous intervenons à toutes les étapes, de la fabrication à l’exploitation, pour garantir des solutions fiables et durables à ses partenaires.

VOTRE QUOTIDIEN CHEZ BUILDING WATER SOLUTIONS / ODALIE

L’Assistant(e) ADV & Support Codir est un poste polyvalent à la croisée de la gestion commerciale, de l’administration générale et de l’assistanat de direction. Il/elle assure la bonne exécution des processus ADV, tout en apportant un soutien administratif aux membres du comité de direction et en gérant les sujets opérationnels du quotidien.

Administration des ventes :

• Saisie et suivi des commandes clients dans l’ERP/Sales Force.
• Contrôle des éléments de facturation (prix, délais, remises).
• Suivi des livraisons et relation avec la logistique.
• Préparation et émission des factures.
• Traitement des litiges clients (avoirs, retards, erreurs de livraison).
• Suivi des encours clients en lien avec la comptabilité.
• Organisation de réunions, rédaction de comptes rendus.
• Préparation de présentations ou de documents stratégiques.
• Interface avec les parties prenantes internes/externes (fournisseurs, partenaires.).
• Suivi des factures fournisseurs, pointage, classement, relance.
• Gestion des approvisionnements (petits achats, fournitures, services généraux).
• Interface avec les prestataires externes (nettoyage, maintenance, IT, etc.).
• Suivi de certains budgets ou indicateurs administratifs.
• participation à l'organisation d'évènements (par exemple : salons)

Support administratif Codir :

• Organisation de réunions, rédaction de comptes rendus.
• Préparation de présentations ou de documents stratégiques.
• Interface avec les parties prenantes internes/externes (fournisseurs, partenaires.).

Administration quotidienne & gestion opérationnelle :

• Suivi des factures fournisseurs, pointage, classement, relance.
• Gestion des approvisionnements (petits achats, fournitures, services généraux).
• Interface avec les prestataires externes (nettoyage, maintenance, IT, etc.).
• Suivi de certains budgets ou indicateurs administratifs.
• participation à l'organisation d'évènements (par exemple : salons)

VOTRE PROFIL

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint).
• Connaissance des logiciels ERP/CRM (Sales Force) et de facturation (type Sage, SAP, ou autre).Bon niveau rédactionnel et esprit de synthèse.
• Sens de la discrétion et de la confidentialité.
• Excellente organisation, rigueur et autonomie.
• Polyvalence, esprit d’initiative et sens des priorités.
• Bon relationnel et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés.

Formation & expérience :

• Bac +2/3 minimum (BTS Support à l’action managériale, Gestion PME, DUT GEA.).
• Expérience de 3 à 5 ans sur un poste similaire, en environnement PME ou en lien avec une direction.

VOTRE REMUNERATION ET VOS AVANTAGES CHEZ BUILDING WATER SOLUTIONS / ODALIE

Vous intégrerez Bulding Water Solutions sans période d’essai . Votre rémunération fixe sera composée d'un salaire de base compris entre 25 000  KE et 34 000  KE euros annuels bruts , versé sur 12,1 mois (brut annuel).

ainsi que d'une prime de congés payés  (correspondant à 10% de votre rémunération brute mensuelle).

Vous bénéficierez d’une couverture sociale dont plus de 50 % est financée par l'entreprise, comprenant une complémentaire santé (pour couvrir vos dépenses de santé en complément de la Sécurité sociale) ainsi que des garanties de prévoyance (pour assurer le maintien de votre rémunération en cas de difficultés de santé).

La #missionwater n'attend que vous ! »

NOTRE ENGAGEMENT

Employeur engagé, Odalie promeut la diversité et envisage toutes les candidatures à compétences égales.

Building Water Solutions / Odalie accorde également une valeur centrale à l’éthique, en plaçant l'intégrité et la transparence au cœur de ses activités. 

Rejoignez nous pour contribuer à un environnement de travail où les principes éthiques guident chaque décision et action.

Notre groupe est présent dans 10 villes en France, avec 250 collaborateurs en tout répartis entre deux écoles :

- L’École Gustave , spécialisée dans les métiers techniques et du bâtiment.

- Rocket School , dédiée aux métiers du business et du numérique.

Notre mission est de former et d’accompagner les talents pour répondre aux besoins du marché du travail. Après une première phase de croissance rapide, nous entrons dans une deuxième étape de notre développement : la phase de structuration.

Rôle

Le/la Responsable Gestion Administrative des dossiers  assure le suivi des étapes clés du Back-Office (mise en place des financements, récupération des contrats, réalisation et collecte des bilans, etc). 

Il/elle travaille sous la responsabilité du Directrice Nationale Back-Office  et contribue à l’efficacité du service Back-Office.

1. Création et gestion des promotions

• Saisie et mise à jour des promotions sur les outils dédiés (CARIF OREF, Airtable).
• Coordination de la création des sessions de formation, en lien avec les équipes pédagogiques et administratives.
  
• Veille au respect des délais de publication des promotions sur les plateformes.

2. Suivi des campagnes Poursuite d'étude et Reconversion

• Suivi et analyse des indicateurs liés aux campagnes.
• Préparation des rapports chiffrés à présenter lors des points réguliers avec sa N+1.
• Signalement des blocages ou dossiers en difficulté, avec proposition de solutions.
• Assurer un lien étroit avec les acteurs extérieurs tels que France Travail.

3. Management d’équipe

• Encadrement et animation de l’équipe opérationnelle du pôle.
• Transmission claire des consignes et des priorités : garantir la bonne compréhension et l'application des process. 
• Veille à la motivation de l’équipe, tout en assurant la cohésion et la répartition équitable des missions. 
• Aide sur les blocages et dossiers en difficulté, avec proposition de solutions.

Profil recherché : 

• Expérience confirmée dans le management d'équipe (minimum 5 personnes) : posture professionnelle, bienveillante mais ferme. 
• Expérience confirmé dans en Organisme de formation ou CFA.
• Appétence pour le travail en lien avec les politiques de l’emploi et les organismes partenaires
• Esprit d’équipe, rigueur, autonomie, et sens des responsabilités.
• Connaissance des outils informatiques.
• Maîtrise du suivi de projets et des indicateurs de performance.
• Capacité à encadrer, motiver et structurer une équipe.
• Excellentes compétences en communication, à l’écrit comme à l’oral.

Conditions : 

• Poste en CDI, 39h/semaine
• Rémunération : à définir selon profil
• Carte ticket resto Swille (11€ par jour)
• 50 % des transports remboursés
• 50 % mutuelle remboursée
• Poste à pourvoir dès que possible

Les prochaines étapes :

Étape 1 : Entretien de sélection avec Margot (chargée de recrutement) pour découvrir si vos compétences s’alignent avec nos besoins

Etape 2 : Test de personnalité AssessFirst pour apprendre à mieux te connaitre

Étape 3 : Entretien en présentiel avec la Directrice Nationale du Back-Office (futur N+1) pour la validation finale 

Et c’est tout ! Pas d’entretien inutile, nous allons droit au but.
Alors, prêt à démarrer votre carrière avec nous ? Postulez et rencontrez Margot !

Pourquoi nous ?